為了達成今日事今日畢，有哪些工作改善建議呢？多數上班族的理想是一踏入公司時，都希望能在當天完成所有的工作，甚至能超前進度，不過當下班時間到來時，發現還有許多工作未完成，不得不加班。
加上企業經營一段時間後，可能會迎來效率降低的低潮期，從主管到員工都會出現工作成效不彰的狀況，本文整理出詳細的工作改善建議提供參考，看完後可以發現，原來從一些細節下手就能有大幅度的改善喔！
2024 年企業必做的 16 個工作改善建議！從頭開始建立優良制度
本文整理出針對企業的 16 個改善建議，不過並非所有企業適用，所有建議也不一定企業於團隊，各位讀者可以根據現今身處或帶領的團隊，遇到什麼樣的窘境多方參考利用。
📚延伸閱讀：抓對 3 大重點、避開 5 個地雷，達成新進人員教育訓練 7 大目標！
更有彈性的工作時間
一天的上下班時間是固定的，但不是所有員工都能時刻專注於工作內容上。
撇除掉每天固定的午休時間，每個人都會有一段最集中、最有生產力、最有效率的巔峰狀態。
不過也有一個人的巔峰狀態是出現在非工時的時間，如此一來有彈性的工作時間就可以派上用場。
員工根據自身狀態選擇工作時間，感到快樂的同時也更容易投入其中。
有不少企業與公司採用遠端工作，讓員工可以更加舒服自在地專注工作。
改善工作流程
過度繁雜的工作流程，雖然能夠詳細紀錄各種細項，卻反而容易導致綁手綁腳，進而拖慢工作效率與節奏。
適當地將每日既有的工作流程簡化，減少一些不必要的細項與紀錄，才能夠提升團隊的工作效率，確保進度跟上。
促進團隊合作
團隊合作能夠增進溝通交流的頻率，進而增加工作生產力與效率。
當然這並不限於同個部門，跨部門合作也能夠讓交際較少的團隊，了解彼此負責的事務，進而減少隔閡與差距。
另外，促進團隊合作的方式也不僅限於工作，透過工作外的休閒活動也能夠提升士氣及促進團隊的情感。
良好的工作環境
這裡所指的是辦公環境的硬體設備，比如符合人體工學的辦公桌椅、充足的室內燈光。
又或者是搭配窗簾、百葉窗，讓員工可以自行調整室內採光。
現在亦有不少企業選擇不把人綁住在座位上，而是打造站立式的辦公桌、可以慵懶躺下的沙發區，員工可以以最輕鬆自在的方式投入工作。
減少無意義的會議
雖然開會能夠釐清目前的工作進度與統整，但是過多且長時間的會議討論，反而會讓員工覺得浪費太多時間在討論上，導致進度延宕。
瑣碎流程自動化
比如回覆電子郵件、客戶訊息等工作，雖然有時只需要簡短的幾分鐘。
一旦數量變多就同樣會佔據不少工作時間，透過一些自動化手段就可以避免這種狀況。
比如機器人回覆，可以讓對方知道現正忙碌中，但又不會因為沒有任何回覆而感覺不禮貌。
管理工具輔助
不少企業現在都會透過工具進行管理輔助，比如專案狀況、客戶資訊、進度追蹤、時間長短等細項，都能更加快速地詳細記錄。
健康的工作習慣
有的團隊會以為要將一天工時用到極致，才算是真正的有效率，但過度的緊繃和集中精神會物極必反。
反而會過度勞累和倦怠，進而影響後續的效率，團隊成員也可能會每天感到睡眠不足，更加容易分心困惑。
帕雷托法則
由義大利經濟學家帕雷托所提出的，原本是觀察到義大利 80% 的土地被 20% 人口所持有，因此也被稱為 82 法則。
現在被套用於企業後，變成 80 % 的銷售來自 20% 的客戶是 80% 的工作，是透過 20% 的心力完成，正是我們常常說的事倍功半。
避免多項工作同時進行
多工進行看起來會有種效率更高的感覺，實則不然。
當我們專注於單一工作的時候，專注力會更高；多項工作同時進行，反而會容易讓精神渙散，難以投入工作當中。
提升士氣
透過獎勵和祝賀可以激勵員工，除了實質上獲得的回饋以外，成就感也能夠滿足他們的內心。
這些獎勵沒有一定，可以是額外的假期、豐厚的獎金、當面真摯的讚美與祝福、提升職位都是可以的。
當然切記請勿畫大餅，不僅自己無法完成，團隊成員也會感到失落。
追蹤工作時間
對於提高工作效率來說，持續的追蹤工時也是非常重要的環節。
透過工時的長短也能確認工程流程哪些階段需要進行改正，對於提升效率也能夠有一定的幫助和改善。
優先排定重要工作
一個團隊當中的成員可能會遇見要分擔兩、三件工作的狀況，不過每件事情都有輕重緩急之分。
在撇除掉時間限制的條件之後，比較有明確目標和工作規畫的事件，通常都會被列為最優先處理。
善用團隊優勢
團隊當中的每個成員都擁有不同的專業能力，讓每個人各自處理擅長的事情。
不僅能把事情快速完成的同時，還能確保完整度和品質；員工也能更享受在工作當中，而不會盯著時鐘想著何時才能下班。
提升會議效率
有效的會議可以節省時間、提高溝通效率，並促進團隊合作。
為了達到這個目標，可以採取多種方式，例如提前確定議程、設定明確的目標和時間表，避免無效的討論和延誤。
合理分配與會人員，只邀請必要的人參與會議，並確保每個與會者都有清楚的角色和責任。
同時利用技術工具，如視訊會議系統，讓遠程參與者也能夠方便地加入會議。
不同溝通管道的目的
很多企業都會使用許多溝通工具和軟體，但是其實很多軟體的功能都有絕大部分重疊。
因此建議要明顯區分不同的溝通管道和軟體，才能夠避免使用過多工具。
比如聯絡廠商就透過電子信箱、客戶可能使用通訊軟體，員工則是使用內部平台或當面說明。
協助企業提升工作效率的現代好幫手｜Limitless
現代企業內部系統多半採用線上模式，但是卻苦無一個好用、便捷、人性化的平台，本文要向各位推薦由里德科訊公司開發的內部培訓平台 Limitless！
對於企業來說，Limitless 可以說是非常萬用的幫手，比如過往的傳統員工培訓，不僅需要租借場地、聯絡師資、安排員工可行的時間，更有諸多外部成本需要去考量，對於企業來說可以說是一個頭兩個大。
Limitless 可以很好地解決這些問題！包括線上追蹤課程進度、完善便利的學習系統、方便交流及公告的論壇、無須擔憂前期平台架設等優勢。除了對企業非常友善，Limitless 還擁有下列這些優點：
擺脫物理限制
擺脫傳統實體課程的多種限制，可以透過各種 3C 媒介登入學習課程，幫助員工更好地提高專業和知識水平，提高生產力和效率。
課程難易度區分
依照課程難易度或年資等標準，分門別類相關課程，能夠讓員工根據自己所需及專業程度，選擇適當的課程專研，降低學習曲線，增強員工及企業競爭力。
群集分類課程
除了難易度與年資等標準，Limitless 也會將課程本身的屬性及種類進行詳細分類，這麼做的好處是能夠有較為連貫性的學習，藉此提高培訓效果和覆蓋率。
提升員工學習意願
Limitless 擁有獎勵系統及競爭功能 2 大利器，獎勵系統能夠讓員工提升學習意願，並落實課程進度；競爭功能則是能夠激起員工之間的良性競爭，藉此相互敦促及打造良好的學習環境。
個人學習系統追蹤
個人學習系統能夠幫助員工更好地掌握進度和成果，並透過自我安排循序漸進地進行後續課程的學習。
企業形象和品牌價值
建立企業本身專屬的內訓平台，除了提供員工良好的學習環境之外，更重要的是能夠成為企業徵才的優勢，不僅提高企業市場地位和口碑，也能促進企業長期穩健發展。
適合各式企業
Limitless 擁有為將近百家公司行號架設官網的實務經驗，不論剛起步的小型企業，或是穩定發展的大型企業，皆有對應的合適方案，提供一站式平臺架設與代管服務。
主管如何幫助團隊成員？ 11 種工作改善建議輕鬆博取好感！
介紹完以企業角度出發的建議，接著後續段落要著重在個人方面，按照由上到下的順序，本文首先整理出主管對於團隊，能夠透過什麼方式改善修正工作狀況與內容。
明確的指派工作
當指示或期望不明確時，員工可能會感到困惑，導致效率低下和工作錯誤，甚至不少人會因為自己的工作超量，或者沒做完倍感壓力，焦慮也跟著被自己放大。
身為主管就是為每個人制定明確、可實現、數量正常的工作內容，幫助員工更好地理解自己的角色和任務，也並非單純高層隨意派發給底下的人。
平衡每個人的工作量
團隊內或許有不少人會主動承攬工作，長時間下來反倒會使得自己心力憔悴，甚至還有不正常的加班時數和極短的休息時間。
主管應當理解，工時長不代表具有生產力，同時也定期監控底下員工的工作量，並適時分配均衡，確保每個人保有一定的工作量，也能擁有完整充足的休息時間。
讓團隊成員們輪替工作
這指的並非是讓成員們輪流休假，而是代表如果平時工作量高、壓力較大的員工，主管可以試著指派去做一些比較沒有壓力的事情，讓員工能夠減緩壓力的同時，也不容易因為長久都做相同一件事，感到職業倦怠。
📚延伸閱讀：5 招精準規劃企業培訓課程！別忘記善用多功能內訓平台 Limitless
使用 OKR 考核
OKR 與傳統的 KPI 有所不同： OKR 著重於設定明確的目標，更加挑戰性且具有指導性，鼓勵團隊成員不斷學習和成長，追求更高水準的成就。
相比之下， KPI 主要用於評估個人或團隊的日常工作表現，較為固定，著重在達到既定指標或標準。
假設目標是提升門市顧客滿意度，以 OKR 來說具體的做法可以包括改善店內布局，提高商品展示的吸引力，或者增加店內的互動體驗，例如舉辦特別活動或工作坊，讓顧客更享受購物的過程。
而 KPI 則會以具體的數據指標來衡量門市顧客滿意度的提升程度，舉例來說，顧客滿意度調查結果要從 85% 提高到 90% 、客戶投訴數量每月平均 10 次減少到 5 次、顧客回購率從 20% 增加到 25% 、顧客流失率從每月 5% 減少到 3% 等。
Deadline 要有彈性
要考慮到團隊成員的實際情況和工作負荷，主管應該聆聽團隊成員的反饋，了解他們在完成任務時所面臨的挑戰和困難，並根據情況靈活調整 Deadline。
同時主管應該提供支援和資源，幫助團隊順利完成任務，並建立開放的溝通渠道，讓團隊成員感受到可以隨時提出問題和疑慮的自由。
勿帶入私人情緒
私人情緒可能會影響判斷，導致不公正的決策和處理方式，不只會損害員工的士氣，同時影響團隊的整體表現和合作氛圍。
需要與員工互動時，保持冷靜和理智，專注於問題的解決而不是情緒的發洩，且建立一個開放和透明的溝通渠道，讓員工感受到可以坦誠表達自己的意見和感受，也有助於減少誤解和衝突。
不要隨意干擾員工的工作步調
每個人都有自己的任務和時間壓力，過多的干預可能會打亂他們的節奏，降低工作效率。
應避免不重要的小事頻繁打擾員工，作為主管，需要具備分辨事情輕重緩急的能力，讓員工有足夠的時間和空間專注於手頭的工作，同時創造一個不被打擾的工作環境，在安排任務時要合理規劃。
保持決策一致
如果每次開會後的結論都不同，會讓員工感到困惑，而浪費多餘的時間和精力，因此主管應盡量避免朝令夕改，保持決策一致。
有時環境變化或客戶需求的改變，會迫使計畫需要調整，這是不可避免的，但不理想的情況是，主管因忘記之前的指示或在未充分了解情況前就下達命令，會無形中浪費員工的時間，增加他們的困擾。
不要私下溝通
不應該在私下徵詢員工的意見或提案，容易引發誤解和不必要的內部矛盾，像是當 A 員工提出一個改善客戶服務流程的建議時，主管不應該私下詢問 B 員工的看法。
私下溝通會造成員工對主管公正性的質疑，並引發不當的聯想，認為主管在偏袒某些員工。
正確的做法是將這些討論放在公開的會議上進行，讓所有相關人員都能參與並分享他們的見解和建議，不僅能促進團隊的合作和集思廣益，產生更好的方案，因為每個人都有機會貢獻自己的想法。
主管也該避免將員工的提案或想法修改後直接當成自己的創意來提出，忽略員工在該案子中的貢獻，而導致信任危機。
不要倚老賣老
在指導員工時，不應該過於依賴過去的經驗，而是應該專注於解決當前的挑戰和問題，過去的經驗固然有價值，但不能盲目地套用，因為每個環境和情境都有所差異。
人事時地物的變化都會影響事情的處理方式，特別是年輕一代，討厭主管倚仗先前經驗來說教，他們認為這樣的做法缺乏創新和靈活性。
停止不懂裝懂
在管理團隊時要明白，不可能對所有領域都了解透徹，在高科技時代，新知識和新技術不斷涌現，需要持續學習和適應。
主管應以謙虛和開放的心態來面對自己的不足和不懂，當遇到不熟悉的領域或問題時，不要勉強裝懂，而是要敞開心扉，虛心學習，諮詢專家或查閱資料。
不可錯過的 25 個員工改善建議！現在開始提升工作效率！
從企業到主管，最後就是要分享員工自身能夠做到的事情，本文整理出 25 項建議，希望能夠幫忙在職場上遇到瓶頸的各位。
仔細思考，快速做事
假設有的事情沒有犯錯空間的話，那麼事前規劃和思考就要非常專注。
多花點前置作業的時間，仔細討論再動手，即便後續要進行調整，也不會佔用過多的工時和心力。
建立任務清單
在建立任務清單後，設定優先順序、分配時間和設定目標等。
可以更清楚了解自己的工作目標和責任，並能夠有效地管理自己的時間和資源。
專注
當手頭上有多項工作時，不要以為自己能夠同時處理完畢，專注單一事並優先解決才是最重要的。
如此一來才能夠更加集中注意力，也不容易分心。
給予自己一定的時間壓力
這並不是叫自己一直被時間追著跑，而是有限度地透過限時來激勵自己的鬥志和態度。
比如像常見的番茄鐘工作法就是如此，每20 至 25 分鐘認真面對事情，接著休息 5 分鐘之後繼續接著工作。
學習
不管位於何時何地，學習都是一件不可避免的事情，最基本的就是做中學。
但凡是工作失誤、嘗試創新，都不用灰心喪志，代表仍然有機會可以繼續學習，也能確保未來不會再犯同樣的錯。
保持正向心態
人並非十全十美，有弱項也有強項，因此不要對於過多的失常感到憤怒。
正是因為每人的長處不同，才會組成一個平均的團隊，進而提升整理實力。
先整理環境
雜亂的辦公桌讓人難以一時間找到想要的東西，同時也會覺得雜亂不堪，心情受到影響。
因此將桌面整理乾淨的同時，也能把常常用到的資料及物品，放置隨手可拿取的地方。
別害怕開口求助
和事前確認一樣，不少人也沒有開口請求幫忙的習慣，認為靠著自己就可以完成大部分事。
面對陌生領域的工作和專案同樣如此，這樣反而容易浪費時間走錯方向。
因此多開口向有經驗的同事、主管請教指點，才不會白費工夫。
主動詢問別浪費時間
但凡詢問問題、聯絡客戶等行為，建議自己主動出擊才容易有機會。
現代人會透過「再聯絡」、「下次會打給你」等詞語，看似答覆下一次的邀約，實際上只是一個中斷話題的手段，建議主動約好詳細時間後主動出擊，才有後續機會。
分析成功
很多時候我們都會去探討錯誤，並免未來重蹈覆轍，但分析如何成功也是很重要的一件事。
它的流程和細節一樣能成為未來行事時的參考依據，或是延伸成為 SOP 流程。
找出分散注意力的事
找出那些最常干擾你工作的原因，可能是手機上的社群平台的通知、不斷彈出的 E-mail 、辦公室內的噪音或頻繁的同事交談。
可以在工作時間內將手機設置為靜音模式、為自己設定固定的檢查電子郵件的時間段、使用降噪耳機或尋找一個相對安靜的工作環境。
如果同事經常來打擾，可以嘗試溝通，在特定的時間段內避免非緊急的打斷。
事前確認不可少
很多人可能擔心問太多被覺得煩，因此在完全不理解的情況下做事，導致結果和上頭要求的相差太多，等於自己也做了好長一段時間的白工。
有時候我們會怪罪他人沒說清楚，有時也會自責自己沒有理解完全，最好的解決辦法就是別害怕詢問。
一旦和主管或者負責人達成共識之後，出來的結果才不會不如預期。
習慣隨手筆記
通過隨時記錄想法、任務、重要訊息或待辦事項，能更容易地保持頭腦清晰，避免遺忘重要事項。
也有助於提高專注力，因為將零散的想法和任務即時記錄下來，不必擔心遺漏。
同時起到檢討和反思工作過程的作用，來獲得更多的啟發和學習。
把任務分割
將大型任務分解為更小的子任務或步驟，明確知道工作的目標和，和掌控工作進度。
能更好地組織自己的工作流程，提高工作效率，並減少因一次性完成大量工作而帶來的壓力和焦慮。
且更容易集中精力，因為能專注於完成一個個小任務，逐步達成整個任務的目標。
挑戰最困難或最小的任務
有時候會傾向於推遲面對困難或棘手的工作，可能會帶給我們失敗的挫折感。
若敢於先挑戰困難的任務時，便可以建立起更強大的信來，來面對未來挑戰。
或者會被一大堆任務所困擾，看似繁雜且令人沮喪，只要將其分解成更小的任務，並逐一解決它們時，會感到更輕鬆。
這種積極的心態有助於更快地進入工作狀態，並保持高效率。
學會識別高價值的任務
在工作中會遇到許多不同的任務和要求，但並非所有的任務都是同等重要的。
能識別出哪些任務能達成更高的價值時，便可有效地分配時間和精力，且專注於最重要的事情。
要學會要有所取捨，將有限的時間和精力投入到能帶來最大回報的任務上，也代表需要學會說「不」，拒絕一些次要的任務。
不用一步到位
當我們在處理工作時，有時很難達到一次性完成的精準度，最好的方法是先完成大約 60％ 的進度，接著與主管或同事確認。
不只能節省時間，還能保持靈活性和開放性，若堅持完美，可能需要花費更多的時間和精力。
而且一旦發現需要調整的地方，可能需要從頭開始，大大增加浪費時間的風險。
有條理的文件記錄和歸檔
當文件整理得井然有序時，可以輕鬆地找到需要的資料，而不必花費大量時間在搜索和整理上。
透過建立清晰的檔案結構和標籤系統，能快速定位所需文件，並確保所有重要資料都得到適當地保存和管理。
停止無效社交
在工作場合，時常參與無關工作的社交活動可能會分散注意力，影響工作進度。
如長時間的無意義交談或社交媒體上的浪費時間。
可以通過控制社交時間和分辨場合，來專注於工作任務，提高工作效率。
建立信任感
透過溝通、達成承諾和展示專業能力或是積極參與團隊活動、提供幫助和支持同事，都有助於建立信任關係。
自己可以更輕鬆地與同事合作，共同達成目標，同時也提升了工作滿意度和生產力。
積極報備進度
透過定期向主管或團隊成員報告工作進度，可以展現自己的負責任態度和專業能力。
定時報告進度能讓工作順利執行，且及時解決可能出現的問題，避免延誤和錯誤。
同時促進團隊間的溝通和協作，讓大家更清楚地了解彼此的工作狀況，共同協助解決問題。
找到最佳工作時段
每個人的生物鐘都不同，有些人在早上更加清醒，而有些人則更喜歡在晚上工作。
通過找到自己的最佳工作時段，能提升工作效率和生產力，在這段時間內，通常會更加專注，並更好地應對挑戰和解決問題。
每個人應該嘗試不同的工作時段，找到最適合自己的時間段，並在這段時間內安排重要的工作任務。
規劃好一年的休息時間
透過提前的計劃，在一年的時間內有效安排度假、休息以及個人時間，來平衡工作和生活，保持身心健康。
當知道自己即將在未來某個時間點有一段休假時，往往會在這段時間之前更積極地完成工作。
知道有足夠的時間來放鬆和恢復，讓自己養成習慣休息，不再陷入是否應該休假的猶豫中。
一次做一件事
人們傾向於同時處理多項任務，希望一次完成所有事情，但根據蘭蒂・祖克柏的觀點，提倡一次只專注做一件事，一天最多處理三件任務。
認為這樣的方法能夠幫助我們更專注於重要事項，同時提升生活品質。
能更有效地管理時間，減少分心，從而順利完成工作。
想著工作的目標和動機
當遇到挫折和壓力時，往往會想主動放棄，這時候可以停下手邊工作，回顧一下這份工作的初衷和動機。
這個專案的目標可能是什麼呢？為了提升技能？想要為公司創造更大的價值？或者是實現自己的理想和夢想？
也可以思考一下，工作的動機是什麼？為了追求個人成長？還是養家活口？或者想要更高的生活品質？重新確認目標和動機，或許能幫助你重新找回工作的動力和激情。
避開這 4 個浪費時間的行為
既然有提升效率的建議，那麼當然也有會影響效率的事情，本文整理出的 4 種行為，會誤以為自己的做事效率非常好，實際上可能已經拖延到自己的時間。
沒必要的工作或雜事
有的人覺得一天的工時很不夠用，可能是因為在忙碌途中總是會有一些突發狀況要處理，比如打電話聯絡、回覆客戶，加上有些回覆內容可能較為複雜，一旦沒有第一時間馬上處理好，就可能會不停來回反覆，變相浪費時間。
本文建議可以預留一部份的時間，專門用來處理這些數量較多的雜事，避免影響到真正需要處裡的重要公事。
別成為濫好人
有的人之所以在同事之間吃得很開，有時可能並非因為人緣好，而是較為軟弱、好欺負的關係，這種人面對任何要求都可能照單全收，結果導致自己也非常疲勞，公事也沒辦法做好。
因此要懂得為自己設定底線，千萬別一昧委屈自己讓別人食髓知味，否則這種濫好人的畫面可能就會一直上演。
過度依賴科技產品
這邊指的並非沉迷於使用 3C ，而是變成什麼都要依靠 3C 。比如有的人原本習慣透過手寫記錄每日待辦事項，如果硬要用相關的 APP 做紀錄反而會顯得手忙腳亂，找到適合自己的做事方式才是最重要的。
重質不重量
有的人認為只要短時間內做完很多事情，就代表擁有極佳的工作效率，不過本文認為事情的價值比起數量還要來得重要，就如同業務談好一件高收益的大案子，相比談成多件小案子更值得投資。
有哪些工作改善建議？｜常見問題
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有哪些工作改善建議？｜補充資料
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