「如何提升工作效率?」是許多企業與員工的課題之一,對於企業來說,員工工作效率差不但會影響整體生產力,還可能使企業在市場競爭中處於劣勢。
身為主管的你,是否曾想過員工為何會有工作效率低的問題呢?其實企業本身如果未能提供員工足夠的資源,且缺乏適當培訓,也可能是導致員工效率差的主因之一。
本文將分享如何提升工作效率,從 5 大面向,共計 45 項的提升效率訣竅,讓各位都可以事半功倍!
如何提升工作效率?提高效率的 9 大重要好處
工作效率指的是在相同時間內完成的工作量,強調的是如何高效地運用時間和精力來達到最佳成果,儘管很多人都知道提高工作效率的重要性,但實際能做到的並不多。
提高工作效率意味着在有限的時間和資源下,盡量達成更多的成果,而在理想情況下,是希望產出大於投入,即用較少的時間和精力完成更多任務和目標。
這對個人和企業都非常重要,總共能擁有以下 9 個好處,首先來介紹對個人的 5 種好處:
完成更多工作
能更好地管理時間,減少拖延和積壓,提升整體工作績效。
例如,可以在一天內完成三個小項目,而不是只完成一個,還能讓日程安排更加靈活,能更快地應對新的挑戰和機會。
增加自己的影響力
若能高效地完成任務時,工作成果會更明顯、更突出,不僅能提升個人業績,還能增強自己在團隊中的影響力。
假設在一個專案中,自己的高效工作有助於加速整個團隊的進度,使項目提前完成,從而獲得上司和同事的高度認可,增強在職場的地位和信譽。
對工作更加投入和專注
高效的工作習慣能幫更好地集中精力,減少分心和干擾,可以更深入地理解工作內容,提升工作品質。
當你不再被多餘的會議或無關的電郵打斷時,可以更加專心在手頭的工作,深入思考並解決複雜的問題,來提高工作的精準度。
維持健康的工作與生活平衡
在工作時間內完成任務時,就有更多的時間和精力放在個人生活中,來減少平時得工作壓力和焦慮,還能促進身心健康。
像是準時下班後,參加健身課程、陪伴家人或追求個人興趣,來達成工作與生活的平衡,保持良好的心理和生理狀態。
獲得更多職涯發展機會
高效工作的表現,會讓主管和同事對自己能力有更高的評價,而帶來更多的職涯發展機會,如晉升、加薪或參與更重要的項目。
如果工作效率和品質顯著提升時,可能會被選中負責更具挑戰性,和更有影響力的工作,來進一步提升專業技能和職業競爭力。
接著是對企業的 4 種好處:
提高整體生產力
當每個團隊成員都能高效工作時,整個團隊的生產力自然會大幅提升,能更快地完成項目,達到或超越預期目標。
在緊急情況下,團隊可以迅速反應,調整計劃並協同工作,從而避免延誤,提升項目的成功率。
減少壓力和倦怠
高效的工作流程能幫助團隊成員更好地管理時間和工作量,減少不必要的加班和工作壓力。
除了能提升工作滿意度,還能有效預防職業倦怠,尤其當每個人都能按時完成工作,並有足夠的休息時間時,團隊的整體士氣和工作動力能夠提升。
降低員工流動率
當團隊成員感受到高效工作帶來的成就感和工作滿意度時,會更願意留在公司,繼續貢獻自己的力量。
可以提供員工更多的成長機會和職業發展路徑,來加強員工的歸屬感和忠誠度,降低因人員流動而帶來的招聘和培訓成本。
📚延伸閱讀:最齊全的工作改善建議懶人包! 52 種方式提升企業整體效率!
工作效率差原因有哪些?是否踩到這 10 大地雷?
工作效率不僅影響個人的工作成果和職業發展,還包括整個團隊和公司的運營效率,低效率的工作方式不但會浪費時間、徒增壓力,甚至還可能錯過重要機會。
應該不少人在工作時都有過這樣的感覺:明明忙碌了一整天,卻沒有完成多少事情。
這種工作效率不佳的感受,讓人感到困惑和沮喪,因此本文整理出 10 個可能影響工作效率的原因,幫助你更好地了解自己的工作狀況。
不是我要處理的工作
效率低下的人經常會認為自己負擔了過多的工作量,而其他人卻貢獻不足,可能讓他們感到沮喪和不公平,甚至開始指責其他團隊成員。
真正高效率的人不會浪費時間和精力去計較誰做得更多或更少,而是專注於他們自己的工作,並盡最大努力完成任務。
因為在團隊合作中,每個人都有自己的強項和貢獻,往往是團隊共同努力下,取得成功的結果。會將精力集中在如何克服障礙、解決問題和推動專案向前發展上,而不是花時間去抱怨和指責。
功勞不是我的
當你陷入「功勞不是我的」的心態時,工作效率往往會大打折扣,使你缺乏對工作的投入,並容易變得不願意主動解決問題或承擔責任。
如果花費大量時間在宣揚自己的工作成果,想試圖獲得不應得的讚揚和認可,還可能會不斷向老闆要求功勞,希望能關注你的工作表現,這只會進一步分散注意力,讓工作進度變得緩慢。
沒有好處
在這個自我中心的社會裡,人們往往會追求自我滿足和虛榮心中,總是不厭其煩地在社群媒體上,展示自己的生活和成就,並期待著他人的讚美和認可。
這種過度關注自我的行為,只會使注意力不集中,還可能陷入不斷追求表面成功的循環中。
等人告訴我要怎麼做
能夠快速解決問題並立即採取行動的人,通常都能夠更有效率地完成任務,反之對於習慣依賴他人指導和解釋的人來說,會花費大量時間等待他人的指示,不僅浪費了自己的時間,也會給上級帶來不必要的負擔。
過度確認細節
有些人會想等到每個細節都確定無誤才會開始行動,這種等待是不必要的,因為絕大多數情況下,無法獲得所有必要資訊是很正常的。
舉例來說,蘋果公司推出第一代 iPhone 時,當時的技術條件並不完善,但他們仍然決定推出這款產品,並在後續版本中不斷改進; Netflix 也是在行業還未完全確立的情況下開始運營,通過不斷嘗試和反饋,逐步建立起了成功的業務模式。
重要的是要學會在不完美的情況下開始行動,並在實踐中不斷調整和改進,而在等待掌握所有的細節後,只會成為進步的阻礙。
晚點再來做
對於許多效率低下的人來說,可能開始做一項任務,卻很快就被其他事情分散注意力,導致工作未能如期完成。
反覆切換工作的行為,會消耗更多的時間和精力,還使得每件事情都變得更加困難,因為每次工作都需要重新集中注意力,和開始一項新的任務,讓工作量看起來永遠無法完成。
不知道會不會失敗
效率不佳的人可能會害怕失敗,常常在計畫還未展開之前,就開始擔心可能的失敗,如果要擺脫這種想法,需要多嘗試一些新挑戰,即使有些失敗了,也不要太在意。
總是想要一切都順利成功,就會讓自己的做事效率變得緩慢,也就無法完成更多成功的計畫。
擔心工作品質
每個人都希望工作能一步到位,但高效率的工作者懂得平衡品質和效率之間的關係,即使追求完美,也不能因此而忽略了效率,能夠在有限的時間內,完成高品質的工作。
需要做好準備才肯動工
有些人總是等待一切都準備好才肯著手行動,認為必須先找到所有問題的答案才能動工,但事實很少會如此完美。
永遠不會有所謂的「準備好」的時刻,沒有完美的時機,只能直面現實,抓住眼前的機會,勇敢地邁出第一步。
沒有適當的休息
許多人都以過勞為藉口,而現代社會確實普遍存在過勞問題。
因為智慧型手機的普及,使得工作似乎無處不在,老闆隨時可以透過 LINE 發送訊息,即使在家中也要處理電子郵件,工作與生活彷彿融為一體。
有效率的人並不會被過勞打敗,而是懂得有效地分配時間,讓自己有充足的休息,才能在工作時保持高效率。
📚延伸閱讀:全方位提升效率與流程改善技巧! 12 個撇步從企業到個人都適用!
如何提升工作效率?從 5 大面向出發!

前面知道為何工作效率不好的原因後,接著將提供提升工作效率的撇步給各位知道!本文將分為 5 大方向,總計 45 種方式,可以根據自己的情況,來選擇合適的方式,幫助自己提高工作效率。
企業與團隊
員工本身的工作效率會影響到企業或團隊的最終目標,不過企業或團隊的營運方針、工作 SOP 等事項,同樣也會導致員工工作效率有落差。
本文首先透過企業與團隊的方面,分享幾招能夠提升工作效率的訣竅。
📚延伸閱讀:建立高績效團隊的 6 大重點,你的團隊都有符合這些特徵嗎?
明確的目標
管理者的重點是設定明確的「團隊目標」,而不是著眼於一般員工的任務執行力。
最好由主管和部門員工一同確定這個目標,這樣能夠提升團隊的向心力與效率。
同時也能兼顧到第一線執行的困難,確保制定的目標是真正有機會達成的。
除了 KPI 也別忘記 OKR
雖然 KPI 能注重最終績效,不過著重在目標與動機的 OKR考核 也很有效。
這種方式讓主管不必時刻監督進度,明確的目標和執行方式讓員工能夠有效地增加效率與工作品質,並非一味追求數字。
減少無意義的開會
無論大型企業或者新創公司都該注意這點,已故蘋果共同創辦人史蒂夫·賈伯斯認為限制會議人數、會議主題明確、簡短扼要才能達成高效率開會。
即便會議內容再怎麼重要,一旦時間拉長就會降低所有人的注意力。
不要求秒回
無論是透過 Email 或是通訊軟體,都建議管理層級別過度干預第一線的工作內容。
透過定期了解進度追蹤員工狀況,會比起要求時刻回報更有生產力和效率。
把握好創意和死線
創意和死線很難取得平衡,如果企業本身以效率為主,那就不該要求成品本身在有限時間內卻要有高度創意。
反之以創意為主的話,也該了解需要長時間的準備與構建,管理層級得適時調整每次的死線。
拒絕無效社交
在工作中,適當的社交有助於建立良好的人際關係,能推動工作進展。
不過與同事閒聊孩子、寵物、明星等話題,可能會無形中耗費大量時間。
休息時可以與同事交流,但在需要集中注意力的時段,要堅決避免社交分心。
培訓和培養團隊凝聚力
如果是身為團隊的領導者,可以透過定期的培訓活動,幫助團隊成員持續提升相關技能,並深入瞭解行業最佳實踐;或是舉辦專題分享會,讓團隊成員分享彼此所學和經驗。
不僅能夠提高工作效率,還能增進彼此的合作與理解,來提升整個團隊的表現和凝聚力。
📚延伸閱讀:企業內訓怎麼規劃? 17 個規劃精華打造完美受訓課程!
個人習慣
想要提升工作效率,讓自己工作時保持最佳狀態是非常重要的事情,從內在心境到外在環境都可能會影響。
本文也分享幾招無論是基層員工,或者是管理層級能夠維持狀態的幾招訣竅。
足夠的睡眠
美國國家睡眠基金會曾發表過一篇研究,認為成年人每日平均睡眠 7 – 9 小時,才能夠維持精神飽滿的狀態。
除了睡得久,睡得好不好也是個問題,我們也能透過自我觀察,看看自己白天精神跟情緒狀況,來判定自己是不是睡得夠多又睡得夠好喔!
早起
這邊的早起並不是一定要幾點鐘起床,而是要比平常的作息時間,再早 30 分鐘至 1 小時左右起床。
如此一來有充裕的時間可以事先準備出門前的包包及衣物,以及其他物品。
也會有人選擇早起運動、洗澡、或是好好地吃一頓早餐,算是為自己的身體開機,為新的一天做好準備。
找出尖峰狀態
在一天的工作時間,都會有精神最好、注意力最集中的時段,在這段尖峰期可以解決自己認為最困難,或者是很重要的工作。
不只會心情變好,同時也有更多剩餘時間處理其餘事項,或者是好好休息。
保持正向心態
有的時候遇到一些難以處理的工作事項,都可能影響到我們的工作心情與效率。
給予自己自信,相信能夠完成手上的工作非常重要,偶爾會有消極心態,或者是想要抱怨的念頭都很正常。
但要盡快抽離這種負面情緒,重振心情才能找回工作效率。
關掉貪睡鬧鐘
既然有早起的人,那麼也一定會有賴床的人。不少人總是設一大堆早上的鬧鐘,想說再睡 5 分鐘,不過這樣對身體非常不好。
美國聖母大學曾經對450名上班族進行調查,發現有高達 75% 的人使用鬧鐘依然會賴床,平均賴床時間為 27 分鐘。
不只賴床拖延起床時間,台灣也有醫師表示,這樣短時間睡睡醒醒只會讓身體更疲倦,而且對健康有害。
尤其有慢性疾病的人,這樣反覆刺激會給血壓和血管帶來壓力,增加併發症的風險。
減少接觸無用資訊
這裡指的無用資訊除了網路上常見的內容農場,還有手機中的社群媒體 APP ,比如 Facebook、Instagram、Twitter。
雖然有時可能會覺得「滑一下下應該沒什麼」,不過時間很容易就這樣被慢慢浪費掉。
當我們專注在工作的時候,盡量避免去瀏覽這些社群媒體,否則珍貴的注意力可能就這樣浪費掉。
如果工作得透過社群媒體進行,那麼請登入公司帳號,保持處理公事的心態,才不容易注意力渙散。
注意健康
忙碌一段時間之後,記得要定時起身活動筋骨施展四肢,給予雙眼和肌肉短暫的放鬆和休息。
另外,不少人會習慣來杯飲料和點心犒賞自己,但攝取過多糖分反而會讓記憶力衰退、降低注意,因此飲食也是非常重要的一件事。
學習自律
自律的面向有非常多種,以工作來說,每日排程並按表操課,回頭審視今天工作狀況,可以逐漸提升工作效率;而在生活中可以安排下班後、睡前該做什麼事。
這種習慣無法一時半刻養成,需要刻意練習才能逐漸上手,一旦開始習慣這種模式,在工作上能夠漸漸如魚得水。
練習集中注意
在節奏快速的現代生活,一心多用已經成為常態,這時要突然專注在一件事情上不能分心,是一種困難的挑戰。
本文推薦在工作前可以耗費 3 – 5 分鐘的時間,嘗試在自己的座位前,或是找個安靜的角落,閉上眼睛緩慢地深呼吸。
過程中如果出現和工作無關的想法,嘗試將它從腦海中排除,這種方式同時能穩定情緒,更容易投入工作。
回想動機
選擇去做一件事必然有它的原因和動機,時不時地回想動機和初衷,可以提醒自己保持動力,面對困難時能夠減少停滯不前、抱怨的狀況,並提升工作效率。
時間管理
從日常生活到每天工作,相信各位都知道時間管理很重要,有時卻不知道要從哪方面下手才能真的做到,本文同樣也整理出時間管理的訣竅和各位分享。
事情分輕重緩急
很多時候除了工作排程以外,也要區分工作內容屬於「緊不緊急」、「重不重要」,以下提供兩種方法解決:
首先「食蛙法」是強調優先處理緊急又重要的工作,避免接近期限才手忙腳亂,還能提高生產力,同時培養自律。
再來「岩石桶理論」是在有限的時間內專注於重要的事情,將工作分為岩石、卵石和沙子 3 個級別。
重要的任務像岩石一樣優先處理,其次是卵石,最後才是沙子,確保時間和精力優先用於最重要的任務。
預留彈性時間
把每天的工作時間都排滿待辦事項,表面上來看或許是工作效率高的證明。
如果順利完成當然是好事,不過一旦某個環節出現失誤,或者是時間延宕,等於全部進度都會被拖延到。
因此本文建議要預留一部分的彈性時間,依照個人習慣可以是幾分鐘,甚至長達半小時至一小時!
彈性時間能夠讓自己舒緩做事的緊湊節奏,也能夠面對突發狀況。
確認清單可行性
當然列完清單可不用馬上實施,接著還要確認可行性,有時這些工作事項可能難度較高,又或者是數量過多,單靠一天的工時也許無法處理完。
有時事項可能是由主管指派,那麼可以主動反應協調,又或者是將工作事項的時間軸拉長,拆分成幾天來逐步完成,也不會給自己造成太大壓力。
估算工作所需時間
這也是重要步驟之一,知道工作內容整體耗費的時間,才能接續去整理內容裡頭的每項細節。
各自需要分配多少時間處理,同時也能複習工作的全部流程。
設定截止日期
此段落指的並非工作原本已規劃好的截止日期,建議各位可以自己再設定比原本截止日期更早的時間點。
如果臨時需要修改或是內容有異動,能夠有較多的時間去解決,也不會壓縮到其他工作事項的可運用時間。
列清單
單靠大腦記住有哪些工作,很容易造成疲勞和心力憔悴,有時忙起來還會忘記,而且會一直有著「今天工作好多忙不完」的壓力感。
列清單可以幫助統整每天該進行的事項,對於當下該完成的工作,也能更加專注。
可以善用 Trello 、 Notion 、 Evernote 、內建備忘錄等筆記軟體或專案管理工具來管理工作。
從小事開始
小事可以先慢慢建立成就感和滿足感,同時鋪承自己習慣的工作節奏,等到面對需要花費較多時間和心力的大事,就不容易產生過多的壓力。
規劃下個週期的工作
不論是以一天或一個禮拜為週期,提早規劃下個週期的工作,可以讓腦袋思緒更清楚地知道要做什麼,不會成為無頭蒼蠅。
今日事今日畢
每天設定工作清單和目標,就是為了能在當天解決本該完成的進度。不少人也許會有「剩餘事項不多,放著明天再弄」的念頭。
不過一旦這種想法變成習慣,就會導致每天被進度追著跑,甚至還得加班完成。
練習「今日事今日畢」,也能夠學會掌控自己的節奏,同時在自己最能夠專注的時刻更加投入。
自我檢討
每天工作重要的除了結果,還有結束時的回顧。
檢視當天是否達成預期計劃,哪些方面表現得比較突出、哪些方面不盡理想。
這樣的觀察方式有助於更清楚地了解自己的工作表現,對於個人進步非常關鍵。
90 分鐘的學習時間
成人大腦的成長和高效工作有 3 大要素:自主意志、專注力、以及犯錯與休息。
研究顯示,大腦每 90~100 分鐘會進入一個類似淺眠的狀態,在這段時間內,大腦會調整、強化和新增神經迴路。
最佳的工作模式就是每工作 90 分鐘後,休息 10~15 分鐘,讓大腦進行「淺眠」般的調整。
番茄鐘工作法
是由弗朗切斯科·西里羅於 1980 年代想出的工作模式。
主張將工作時間分成短暫的工作時段和休息時段,以確保高度專注和充分休息。
每個工作時段為 25 分鐘,隨後有 5 分鐘的休息時間,在完成 4 個工作時段後,可以享受 15~30 分鐘的休息。
強調每個工作時段的專注度,並提醒自己避免分心或時間估計錯誤。
打理好工作程序
除了時間管理以外,個人也能透過打理工作程序來提升效率,不過本文分享的訣竅不只簡化工作內容,同時也有加強自己心理因素的層面,一起來看看有哪些訣竅適合自己吧!
戴上耳機
有時戴上耳機不一定要聽音樂,而是一種讓自己與外界隔離的方式,也會讓其他人減少打擾你的次數。
拆解工作
如果手中進行的項目無法一口氣完成,不如嘗試拆解細分成各個小型項目,有階段性完成可以更加有方向。
分工
如果不是一個人單打獨鬥,那麼也建議適時地將工作內容讓其他人一起分擔,做事速度和整體目標進度會更有效率。
不完美主義
每個人對於工作目標都有一定的堅持,但時刻追求 100 分反而會拖累自己跟團隊的速度,保持先求有再求好的心態,反而能讓自己更不受限地做事。
用喜歡的事物搭配工作
如果工作環境允許的話,嘗試著讓自己喜歡的事物幫助自己投入工作。
比如:在工作時聽著自己順耳的音樂,或者是買一杯飲料來喝,如此一來會更容易有衝勁。
勇敢說不
已故蘋果共同創辦人史蒂夫·賈伯斯,曾在 1997 年全球軟體開發者年會(WWDC)上說過:「專注,就是要會說不(Focus means saying no.)」。
懂得說「不」可以幫助人重新評估優先順序、重新審視項目的範圍並專注於更重要的目標。
克服無聊
不論是工作已經沒有事情可做,或者是對工作內容不感興趣感到乏味,都會產生一種很無聊的感覺。
如果是前者狀況,不如就善用沒事做的時間,進行下個週期的規劃或檢視工作紀錄。
倘若是後者的話,嘗試全神貫注到進入忘我的狀態,會在有意識的情況下更投入工作當中。
專注一件事
不少人會認為多工處理可以大幅增加效率,實際上只是不停打斷工作的專注度,能的話就根據行程表上的紀錄工作,先專注在眼前的這件事上就好。
選擇好用的工具
每個人對於好用的工具難以定義,但只要能夠加速工作效率、將流程化繁為簡,即便它可能不適用所有人,但卻是屬於自己認為好用的工具。
主動向主管報備進度
主管可能會突然詢問進度、成效或專案結果,其實會打斷工作節奏。
主動提供項目進展的更新,可以減輕主管的焦慮,並讓他們對你的工作更有信心。
當主管對你建立起信任感後,對你工作的干涉就會減少,也能更專注於手頭的工作。
滾動式優化
如果工作無法一步到位,可以在完成約 60% 時,提交給主管和同事檢查,可以及時發現問題,進行修正和優化,避免在完成後,需要進行大幅度調整,而浪費大量時間和精力。
滾動式的確認和優化,不僅能及時獲得反饋,還能確保自己是在正確的方向,減少返工的機會,避免錯誤不斷積累,讓工作進展更加順利,有效提升團隊協作和個人工作績效。
整理工作環境
前面的段落都是透過「梳理工作本身」來提升效率,不過從外在環境同樣也能輔助做事速度與專注度,一起來看看有哪些方法吧。
撇除雜訊
以電腦來舉例,關掉不必要的瀏覽器分頁,打開需要用到的資料和程式,保持工作平台的簡潔,可以減少分心程度更加專注。
整理環境
辦公環境擺放太多雜物,工作時容易綁手綁腳,也會很大程度地影響自己心情,會變得很容易焦躁。
整理淨空後在視覺上,會有種心曠神怡的感覺,更容易靜下心來。
關閉手機
現代人對於手機的依賴性越來越高,看到遊戲、社交媒體、通訊 APP 的通知就忍不住想點開來看,這些零碎的時間疊加起來,也是非常可觀的。
工作時把手機設定靜音、關閉震動、螢幕朝下放在桌面上,或者是乾脆放在距離自己很遠的位置,讓自己更加投入在工作中。
找出注意力分散原因
有時候不是因為工作量過大,而是因為注意力時不時就被小事情分散了。
假設本來只需要花 1.5 小時完成的工作,卻因為各種分心的原因而延長到了 3 小時。
需要先弄清楚是什麼在分散注意力,例如是無休止的訊息、與同事閒聊、偷玩手遊、桌上零食等。
該如何提升工作效率? 5 大類工具一定要知道!

除了之前提到的 45 個訣竅外,選擇適合的工具輔助,能夠進一步加速工作效率,能夠分為以下 5 種工具,可以更有效地管理時間、任務和資源,並更輕鬆地追蹤任務、安排日程、與團隊合作,來管理工作流程。
AI
是基於機器學習和自然語言處理技術,能夠自動化許多繁瑣的任務,大大節省許多時間和精力,能夠幫助用戶自動完成如內容創作、數據分析、語言翻譯等多種任務,並且隨著技術的不斷發展,其應用範圍也在不斷擴大。
例如 ChatGPT 能理解和生成自然語言,使得用戶能夠通過與其對話來獲取資訊、解決問題,甚至進行創作; Claude 同樣能幫助用戶進行多項任務,例如文字生成、文件摘要、語言翻譯等。
日程安排
有助於團體和個人來管理生活中的各種活動和事件,提供便捷的方式來設置提醒,確保重要的會議和工作不被遺忘,能更有效地安排時間和提高生產力。
舉例來說, Google 日曆和 Apple 手機內建日曆都提供直觀的用戶界面,讓用戶輕鬆地創建和管理個人或專業日程,設置提醒和事件,包含重要的工作會議、生日派對還是家庭聚會等。
Things 3 擁有豐富的功能,像是設置截止日期、提醒等,讓用戶能夠更有效地管理和規劃日常工作,確保工作按時完成。
TimeTree 可以設置提醒、添加備註、上傳圖片等,根據自己的需求定制日程,更符合個人或團隊的工作流程。
整理筆記
可以幫助用戶方便地收集和整理各種資訊和資料,還可以提高資訊的存取效率,減少時間浪費在查找和整理文件上。
能善用 Evernote 來輕鬆地保存文字、圖片、音頻和文件等各種格式的內容,並根據需要來對這些內容,進行組織和整理,例如添加標籤、建立文件夾等。
或是使用 Notion ,除了筆記功能外,還有豐富的模板和工具,用於任務管理、數據庫管理、項目追蹤等多種用途。
儲存資料
提供安全的存儲解決方案,使得文件、圖片和其他媒體資料,能夠隨時隨地取用和共享,方便了遠程工作和資料備份,提高工作的靈活性和效率。
雲端儲存服務如 Google Drive 和 Dropbox 讓用戶可以方便地存儲、取用和共享文件,可以通過這些服務在不同設備之間同步文件,來實現跨平台的工作和協作。
Google Docs 除了基本的文字處理功能外,還能多人協作編輯的選項,讓團隊成員可以隨時共享和編輯文件,大幅提升了協作效率,並具有自動儲存功能,及時保存文件,減少失誤而不小心遺失數據。
工作特定
是根據個人所處行業所需的工具,對於軟體開發人員來說,版本控制工具如 Git 和 SVN 是必不可少的,讓團隊協作開發軟體,跟蹤代碼更改,並輕鬆地管理項目的版本。
醫療行業中常用的電子病歷( EMR )系統,能幫助醫生和護士記錄患者資訊、診斷結果和治療計劃,並實時共享這些資料。
在建築和設計行業中,建模和設計軟體如 AutoCAD 和 SketchUp ,讓建築師和設計師創建和修改建築圖紙、立體模型和設計概念,並與團隊成員共享這些設計。
掌握 5 大要點,輕鬆追蹤工作效率!
透過有效的方式追蹤工作效率,能讓個人和企業更好地掌握資料,順利運作,並且在工作中更加了解自己的表現,本文將介紹 5 種方式,讓你更有信心地應對工作挑戰。
選擇負責人員
不是只將工作任務分配給員工而已,更重要的是讓這些任務能夠按時且有效地完成。
一位合格的負責人員應該具備良好的組織能力、溝通能力和領導能力,能清晰地理解任務的目標和要求,同時有效地向團隊成員傳達這些資訊。
還需要能夠合理分配工作資源,監督工作進度,及時處理問題並調整計劃以應對任何意外情況,讓工作順利進行,並達成預期目標。
資料易於彙整
交辦追蹤系統為企業提供了一個便捷的平台,使各部門可以在同一系統中進行工作任務的交辦和收集。
不僅讓資料的流通更加高效,也降低了因使用不同系統而導致的資訊不一致性問題,當需要進行深入研究或製作報告時,還能夠直接提供相關資料,使得資料的彙整變得更加方便和迅速。
各部門系統整合
各企業部門通常擁有各自的工作流程和資料管理方式,有的採用紙本,而其他則可能使用電子檔案,包含 Word 或 Excel ,或是第三方軟體。
雖然以上方式能帶來彈性,但同時也讓資料的整合和管理變得更加複雜,尤其在跨部門間尋找和共用檔案時更為困難。
透過整合管理系統,能統一各部門所用的工具,來提供一個集中式的資料儲存和檢索中心。
自動追蹤提醒
系統會及時提醒員工有關待辦事項和重要事件,避免他們忘記或錯過重要工作,通過提前設置提醒,員工可以在工作開始之前得到通知,有足夠的時間準備和安排工作。
提高工作的組織性和計劃性,使員工能夠更好地應對突發情況和工作變動,來保持工作的順利進行。
追蹤派案的管理
透過具有派案追蹤管理功能的系統,企業可以更準確地監控派遣任務的進展,代表管理者可以即時了解每個任務的狀態、是否按時完成,以及可能遇到的問題。
即時監控和反饋機制可以幫助管理者及時採取行動,解決潛在的延誤或問題,讓任務按計劃進行。
並為管理者提供歷史數據和分析報告,能更好地了解任務執行的趨勢和瓶頸,來感善未來的決策和優化工作流程。
3 大提升工作效率的迷思,帶你一一破解!
在追求工作效率的路上,常常受到一些迷思的困擾,可能讓我們陷入誤解,阻礙我們拿出最佳表現。
本文整理出 3 個迷思依序破解,有助於更清晰地理解如何提升工作效率,達到更好的成就。
在 2022 年台灣 COVID-19 疫情嚴重的時期,許多人不得不轉向在家工作,這種轉變讓一些員工感到擔憂,擔心自己的工作效率會因此受到影響。
若放棄嚴格固定的工作時間和長時間通勤,反而能提升工作效率,前提是需要打造一個干擾最少的家庭工作環境,改變可能拖累生產力的不良習慣。
現在還是有不少人,認為「忙碌」是生產力的象徵,以為只要不停地工作,就能獲得成效。
不過被一堆無休無止的工作淹沒,並不等同於高效率。真正的效率不是看你有多忙,而是看你如何有效地利用時間和精力來達成目標。
不要再將忙碌誤認為成果,要提高生產力,首先要確定優先事項,專注於那些真正重要且有價值的工作,追求的是在付出更少的時間和精力的情況下,達到成效,而不是在無休止的忙碌中迷失方向。
多工處理並不是提升效率的最佳方法,這是一個常見的誤解,實際上,如果你同時嘗試處理多項事務,結果往往是每件事都做得不夠好。
吸引力法則有提到:「注意力在哪裡,能量就流到哪裡。」說明了專注的重要性,而一次處理太多事務會分散注意力,使能量分散到各個不同的方向,導致效率低下,所以需要專注於一項任務,按照優先順序一步步完成。
與其嘗試同時做很多事情,不如專注於當下的工作,全神貫注,才能真正提高生產力。
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